Статьи → TechnologiCS 7.1 → Подготовка данных для работы отдела материально-технического снабжения в системе TechnologiCS

Продолжая цикл публикаций, начатый в журнале CADmaster № 2−3 за 2009 г., мы напоминаем, что речь в первой статье шла о методике организации сквозного прослеживания движения материалов и заготовок от заявки на закупку до выпуска готового изделия, реализованной с использованием системы TechnologiCS. Задача этой статьи — более подробно показать процесс подготовки информации для эффективного решения упомянутой задачи.

Необходимо также отметить, что в ходе проекта была использована новая функциональность TechnologiCS V5.7., позволившая «команде внедрения» и специалистам предприятия решить поставленные задачи на качественно более высоком уровне.

Исходя из сказанного выше, сформулируем основные задачи, стоящие перед службой материально-технического снабжения.

1. Определение потребности предприятия в материалах и комплектующих с учетом имеющихся складских запасов.
2. Изыскание возможностей покрытия этой потребности в определенные сроки и по экономически выгодным ценам.

Решение этих задач обеспечивается правильной организацией и эффективным функционированием следующих процессов:

• регистрация контрактов и прилагающихся к ним спецификаций (зона ответственности отдела подготовки договоров);
• ведение состава изделия (зона ответственности конструкторских служб);
• проектирование и поддержка технологии изготовления (зона ответственности технологических служб).

Эти процессы должны обеспечить необходимое информационное поле (исходные данные) для поддержки другой группы процессов:

• расчета потребностей, обеспечивающих выполнение заказов и основанных на актуальной нормативной информации (зона ответственности планово-диспетчерского отдела);
• формирования и регистрации заявок на закупку ТМЦ. Этот процесс обеспечивает накопление информации о количестве необходимых материальных ресурсов (зона ответственности планово-диспетчерского отдела).

Проиллюстрируем функционирование указанных процессов.

При внесении в систему TechnologiCS информации о контракте (договоре с потребителем) существенное значение для нас имеет спецификация контракта (перечень и количество товарной продукции, которую нужно изготовить и отгрузить по контракту). Как правило, к этому моменту конструкторские спецификации, технологические процессы и материалы в системе уже должны быть. Исключение составляет продукция, которая планируется к изготовлению впервые, — для нее должна быть проведена подготовка производства.

Чтобы обеспечить полноту информации, описывающей изделия, предусмотрена специальная процедура проверки, которая обычно выполняется в момент формирования итоговой спецификации на контракт либо его часть. Проверка проводится специалистами технического отдела. При этом специально разработанный интерфейс TechnologiCS позволяет сотруднику получить агрегированные данные, на основании которых он может:

• дать точную оценку полноты и правильности информации о материалах и комплектующих, необходимых для изготовления изделия;
• корректно произвести необходимые замены;
• внести дополнительные условия поставки (например: размер листа, из которого планируется изготовление изделия, конкретная карта раскроя и т.п.).

Пример интерфейса приведен на рис. 1.

Рис. 1. Интерфейс для работы со сводными расчетными данными по заказам

Необходимо отметить, что при работе со всем этим массивом информации может возникнуть необходимость выполнения некоторых сервисных процедур, которые представляются очень важными с точки зрения последующего построения системы производственного учета. А именно:

• контроль и пересчет материальных потребностей к закупочным единицам измерения;
• внесение дополнительных условий поставки (размер листа, длина прутка и т.д.);
• пересчет в альтернативные единицы измерения;
• контроль свободных остатков по складу и резервирование за заказом;
• организация замен материальных ресурсов;
• проверка на соответствие нормативной документации.

Остановимся подробно на особенностях указанных процедур.

1. Разделение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) по типам (основные и вспомогательные материалы, стандартные, комплектующие, покупные и т.п.) позволяет существенно упростить подготовку заявок с учетом всех необходимых и согласованных замен. При больших объемах данных эта возможность позволяет пользователю комфортно осуществлять контроль и пересчет материальных потребностей для нескольких позиций из перечня материалов.
2. Использование специального режима «Проверка нормирования» снимает традиционный вопрос качества и полноты внесенной информации. В нашем случае проверке подлежит наличие и корректность нормы расхода материала по всем позициям.
3. Все нормы расхода в обязательном порядке пересчитываются к базовым (учетным) единицам измерения. Это важно для сравнения потребностей с остатками на складах. Дело в том, что учетные единицы измерения не всегда совпадают с закупочными единицами, и это не является ошибкой. Периодически возникают ситуации, когда номенклатура планируется в одной единице измерения, а закупается и учитывается в другой. Для решения этой задачи используется пересчет базовых единиц измерения в альтернативные единицы. Пересчет осуществляется с использованием специальных таблиц коэффициентов (рис. 2).

Рис. 2. Пример таблицы пересчета единиц измерения

Система также позволяет выполнить пересчет в альтернативные единицы измерения по общему количеству, по количеству, указанному в заявке, и по дефициту.

При отсутствии коэффициентов пересчета или несоответствии единицы нормирования и базовой единицы измерения выдается соответствующее предупреждение (рис. 3). При этом количество в заявке устанавливается равным нулю, что существенно облегчает последующую проверку и корректировку норм.

Рис. 3. Система предупреждает о проблемах, которые повлияют на итоговые расчеты

После того как планово-диспетчерский отдел проверил данные и удостоверился в их корректности, можно приступить к формированию заявки на закупку ТМЦ в виде итогового перечня.

После получения итогового перечня требуемых ТМЦ планово-диспетчерский отдел проводит анализ соответствия количества ТМЦ, необходимых исходя из расчетной потребности в материалах, количеству, зарезервированному или уже поступившему по данному заказу. При этом система предоставляет сотруднику отдела следующие возможности:

• вносить ручные корректировки количества в заявке (рис. 4); Рис. 4. Ручная корректировка количества в заявке
• анализировать свободные остатки по складу и при необходимости резервировать (закреплять) свободные остатки ТМЦ на заказ (рис. 5). Рис. 5. Анализ и резервирование остатков

Результатом выполнения вышеуказанных действий является формирование общей закупочной ведомости, а также, при необходимости, закупочных ведомостей по поставщикам, типам ТМЦ и т.п. (рис. 6).

Рис. 6. Заявка (ведомость) на закупку ТМЦ

Помимо получения традиционного документа в бумажном виде, в системе TechnologiCS был создан расчетный документ «Закупочная ведомость». Напомним, что в TechnologiCS под расчетным документом мы понимаем специфический складской документ, который сам по себе не приводит к возникновению движения ТМЦ на складах, но при этом, будучи сформированным на основании проведенных расчетов и привязанным к конкретному заказу, в дальнейшем будет служить основанием для формирования учетных складских документов. В нашем случае с помощью этого расчетного документа мы сохраняем результаты формирования закупочной ведомости с привязкой к конкретному заказу (рис. 7).

Рис. 7. Расчетный документ «Закупочная ведомость»

При этом данные в бумажном документе «Заявка на закупку материалов» полностью соответствуют данным расчетного документа «Закупочная ведомость». Связь между этими документами осуществляется с использованием подсистемы электронного архива и документооборота.

Таким образом, все действия, связанные с подготовкой, формированием и сохранением в системе TechnologiCS ведомостей на закупку ТМЦ, согласно производственной программе, выполняются в единой среде и создают все условия для качественного производственного учета на всех последующих стадиях изготовления изделий.

Итак, мы рассмотрели способ решения задачи подготовки данных, проверки их полноты и актуальности, а также формирования необходимых для дальнейшей работы документов. Что дальше? Очевидно, что подготовленная на данном этапе информация послужит базой для организации следующих процессов:

• поступление ТМЦ и заготовок, распределение их по заказам;
• входной контроль (рис. 8), в ходе которого для поступивших ТМЦ определяется соответствие их параметров, таких как масса, объем, количество, химический состав и т.п., сопроводительным документам (техническим условиям, стандартам, сертификатам, образцам); Рис. 8. Входной контроль материала
• выдача ТМЦ на заказы со складов на основе лимитно-заборных карт, требований, которые оформляются в соответствии с принятой схемой учета;
• движение материалов и заготовок, относящихся к заказу (рис. 9). При этом в процессе изготовления необходимо знать не только остатки заготовок и готовых деталей (узлов), но и количество поступивших согласно маршруту изготовления, а также выданных в производство. Эта информация нужна не только для контроля закупок, но и для решения задачи обеспечения материалами и комплектующими производственных цехов и участков, выявления материалов, находящихся в незавершенном производстве, а также проведения инвентаризации; Рис. 9. Интерфейс, позволяющий получать всю необходимую аналитику по складам и заказам в «одном окне»
• процесс т.н. «закрытия заказа», когда происходит передача в архив заявок на закупку; снятие материалов, готовых деталей и комплектующих с резерва по заказу и перевод их в состояние доступности в свободных остатках; проведение анализа фактических затрат и еще некоторых действий, сопровождающих окончание работ по заказу.

Автоматизация части перечисленных процессов была описана в предыдущей статье. Следует отметить, что за время, прошедшее между публикациями, внедрение продолжалось, и система непрерывно совершенствовалась. Дополнительные возможности для этого предоставила новая версия TechnologiCS V5.7., в частности, следующие ее особенности:

• пользовательские формы ввода, предназначенные для создания собственных форм непосредственно в TechnologiCS с использованием встроенных компонент, окон (модулей) TechnologiCS и сторонних установленных ActiveX-объектов;
• пользовательские наборы данных и визуальный построитель запросов, позволяющие создавать собственные наборы данных (сохраненные запросы) и использовать их как обычные модули TechnologiCS в зависимых объектах, API, макросах, формах ввода и отчетах;
• настраиваемый пользователем интерфейс, позволяющий, не прибегая к помощи разработчика, создавать собственные автоматизированные рабочие места различной конфигурации и назначения.

Мы еще раз просим читателей внимательно рассмотреть экранные формы, показанные на рисунках к этой статье, и обратить внимание на то, что фактически они представляют собой интегрированные АРМ — автоматизированные рабочие места. АРМ, предоставляющие всю необходимую информацию для подготовки данных, содержащие массу сервисов для обработки этих данных и, в результате, позволяющие получить все необходимые документы для дальнейшей работы.